1、宴请对象
按宴请对象的身份地位与宴请者的关系来确定宴请形式和规格档次，进而草拟具体邀请哪些陪客。根据各种宴请形式的性质，没有必要邀请夫妇双方，就可以只邀请必要的一方。
2、宴请时间
首先，应对主宾对方都较为合适的为宜。若难以兼顾，则从客人方便着想。外事宴请一般不选择对方的重大节日、重要活动之际或者禁忌的日子和时间。时间大约确定后，可以通过电话或其他途径征询一下主宾的意见，对方认为没有问题，就可以正式确定，并按此时间通知其他宾客。
其次，从宴请的性质来说，有些宴请仅仅是一种交际礼节，其主要内容和目的往往是交流情况和洽谈工作。宴请时间则可选择在中午或晚上举行，进行时间也可适当长些。
再次，宴客的时间还应考虑宴会的种类，如果是不设宴的酒会或在其长之后还设正宴，但又仅只邀请参加酒会的一部分人，则应下午5至6点开始，7至8点结束，便于其他人再去吃晚饭。
此外，宴请还可以选择在有意义的时间举行，如中秋之夜、金婚纪念日。如能选择在客人曾获得荣誉的日期等较特殊的时间，当然更好，这样更能给客人留下美好的、难忘的印象，起到增进友谊的作用。
3、宴请地点
如是官方举办的宴请活动，一般安排在政府、议会大厦或宾客下榻的宾馆内举行。企事业单位的宴请，可在附近的饭店、宾馆内进行。选定的场所要能容纳全体人员。举行小型正式宴会，在可能的条件下，宴会厅外另设休息厅，供宴会前简短交谈用，待主宾到达后一起进入宴会厅。
4、邀请
宴会一般均发请柬，这既礼貌，又可以对客人起提醒备忘之用。便宴可以口头相约或电话通知。请柬一般是提前一至两周发出(根据国家、地区、习惯以及主、宾地理距离具体确定)，以便被邀请人及早安排。要求收柬人答复的，应在请柬上写明主人的电话号码，也可以在请柬发出后，用电话询问能否出席。如果是需要安排座位的外事宴请，则应在请柬上用法文缩写注上RSVP(请答复)字样;如只需不出席者答复，就应注上REGREGS ONLY(因故不能出席者请答复)。有的正式宴会请柬，还附有一个专供回复用的卡片，接到请柬的人可以把它寄回去表明自己是接受还是谢绝邀请。请柬发出后，应及时落实出席情况，准确记载，以便安排并调整席位。即使是不安排席位的宴请活动，也应对出席率有所估计。
5、菜和饮料
根据宴请目的、形式、规格等，本着节俭和使宾客满意的原则，在一定的标准内安排。选菜不以主人的喜好为准，主要考虑主宾的喜好与禁忌，例如伊斯兰教的清真席，不用酒，甚至不用任何带酒精的饮料。如果宴会上有个别人有特殊需要，那么也可以单独为其上菜。大型宴请，则应照顾到各个方面。选菜还要注意合理搭配，包括荤素搭配，色彩组合，营养构成，时令菜与传统菜肴的搭配，以及菜肴与酒水饮料的搭配。如西餐主菜是鱼，则前面就不宜是扇贝类菜肴;奶油浓汤之后，则不宜是奶油淋仔鸡等。菜肴道数与份量都要适宜，不宜过多或不足。最好是能用一些地方特色菜和名酒。考究的宴会，可印制菜单，一桌两、三份，至少一份，最好是人手一份。
6、席位安排
较正式的宴会，最好是安排席位。席位的安排以礼宾次序和便于交谈为原则。中西方在席位安排上有所不同。中国人一般是男士同桌，女士一桌。长者、尊者、领导居主位，主持人在他们左侧。如果主持人是待客方身份最高的，居主位;也可以让主宾坐主位，以示尊重——如果主宾身份高于主人身份;通常是主宾坐主人的右边。其余人按身份职位对等排列。如果是家庭宴会，那么以迎门一方的左为上，右为下。西方人则是男女穿插安排，以女主人为准，主宾在女主人右上方，主宾夫人在男主人右上方。有些国家把接待方的长者、尊者、领导安排在另一桌的主位之上。如果是多桌酒席，桌次高低以离主桌位置远近而定，右高左低。要摆桌次牌。一旦摆定席次，应写座位卡，宜用钢笔或毛笔书写，字迹清楚可观;并在请柬上写明，入席时要有人引导.
桌子尽量铺上白色清洁的桌布，桌布主径线对准主位。遇到特殊情况，可以灵活处理。7、现场布置
宴会厅和休息厅的布置取决于活动的性质和形式。官方正式活动不要以霓虹灯作装饰，打扮得五颜六色、花花绿绿，应显示出严肃、庄重和大方的氛，可以少量点缀些鲜花。桌子形状可以是方桌、圆桌或长桌，但如果桌次较多，应使桌次之间、座位之间的距离适当，在不违背桌次排列顺序的原则下，最好是能摆出体现一定意义的图案。若安排席间乐、则乐队不宜过近，乐声宜轻柔。宴会休息厅通常放小茶几或小圆桌，与酒会布置相仿，也可按客厅布置，不过座位要略多于全体宾客人数，以使客人自由就座。
酒会一般摆小圆桌或茶几，以便摆放花瓶、烟缸、干果、小吃等。也可在四周放些椅子，供女士和年老体弱者就坐。
如果是家庭宴会，那么气氛可以点缀得热烈些。多放些客人送来的或自己预先准备的鲜花，挂些彩色剪纸。
8、餐具准备
根据宴会人数和酒、菜的道数准备足够的餐具。餐桌上的一切用品都应十分清洁卫生。桌布、餐巾都应浆洗洁白熨平。玻璃杯、酒杯、筷子、刀叉、碗碟在宴会之前都应洗净擦亮。如果是宴会，那么应准备每道菜撤换用的菜盘。
中餐用筷子、盘、碗、匙、小碟、酱油碟等。水杯放在菜盘上方，右上方放酒杯，酒杯数目和种类应与所上酒的品种相应。餐巾叠成花状插在水杯中或平放在菜盘上。酱油、醋、胡椒粉等佐料，通常一套摆在主人面前。餐桌上应备有烟灰缸、牙签。
西餐用的杯盘刀叉式样很多，而且摆设也与中餐餐具的摆设不同。刀分食用刀、鱼刀、肉刀、奶油刀、水果刀;叉分鱼叉、肉叉、龙虾叉、沙拉叉;匙有汤匙、茶匙、布丁匙、咖啡匙。杯的种类更多，茶杯、咖啡杯均为瓷器，并配小碟;水杯、酒杯多为玻璃制品，不同的酒使用的酒杯规格也不一样。西方人把食盘(汤盘)放在正面、左方放叉，右方置刀。食盘右上方旋转酒杯，如烈性酒杯、开胃酒杯、葡萄酒杯、香槟酒杯、啤酒杯。餐巾折叠成各种形状放置于餐席中央或放置于食盘左侧的盘内，西餐餐具虽然多，但是，即使在最正式的宴会上，你也不会常看到在菜盘两边摆有三把以上的叉子，两把以上的刀子和两把以上的调羹。如果需要更多的餐具，那么服务员会在上菜时一起拿上来。