女官的数量，各朝也有出入。据史书记述：“唐设六局二十四司，官凡190人，女史50余人，皆选良家女充”；明初设六局一司，女官总数约300人，因为人员众多、官职纷杂，还出现了“二十四司分六局，御前频见错相呼”的现象。
历代女官的来源，主要集中于如下两个途径：
采选。采选宫女之事多见于史籍中：东汉光武帝刘秀每年都要“遣中大夫与掖庭丞及相工，于洛阳乡中阅视良家童女，年十三以上，二十以下，姿色端丽，合法相者，载还后宫，择视可否，乃用登御”；隋“炀帝大业八年密诏江淮诸郡，阅视民间童女姿质端丽者，每岁贡之”；唐玄宗时“岁遣使采择天下姝好，内之后宫，号‘花鸟使’”等等。所选女子，貌美者为妃嫔，次美者为女官。采选也有只选成年女性的，如明“洪武十四年，敕谕苏松嘉湖及浙江、江西有司，民间女子十三岁以上、十九岁以下，妇人年三十岁以上、四十岁以下无夫者，原入宫备使令，各给钞为道里费，送赴京师。盖女子以备后宫，而妇人则充六尚也”。
籍没。在中国古代，官员若犯了重罪，其财产、家眷可能要全部没收入官。以唐朝为例，“族诛者，既诛其壮丁，而妻妾子妇及子孙之幼者，皆没入掖廷为奴婢”。据《旧唐书》记载，唐咸通十三年，“国子司业韦殷裕于阁门进状，论淑妃弟郭敬述阴事。上怒甚，即日下京兆府决杀殷裕，籍没其家。殷裕妻崔氏，音声人郑羽客、王燕客，婢微娘、红子等九人配入掖庭”；再如文宗时，“御史中丞李孝本，皇族也，坐李训诛，有女没入掖廷”。
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女官的归宿
女官虽然是官，但在“家天下”的中国古代帝王眼里，她们不过是婢女。多数人的命运从踏入后宫的那一刻起便早已注定了，当她们耗尽青春、人老珠黄之后，或孤老于宫中，或被遣返故里，只有极少数人可以荣登显贵。唐人元稹有《行宫》诗：“寥落古行宫，宫花寂寞红。白头宫女在，闲坐说玄宗”。写尽了宫中下层女子的寂寥。
明初曾有规定，“令服劳五六载归其父母，从与婚嫁，年高者许归，留守者听”。永乐延续了旧制，“其妇人入宫后，年至五十愿还乡者听；女子入宫十数年后，有识字人替用，愿还乡及适人者听从其便”。老死的女官，“得归葬于父母家”；无所归者，抬至净乐堂焚化，“凡宫女、内官无亲属者，死后于此焚化。堂有东西二塔，塔下有眢井，皆盛贮骨灰之所”。
有些女官因才学而得宠。如南朝吴郡才女韩兰英，宋孝武帝时因献《中兴赋》被召入宫；齐武帝时任博士，教六宫书学；明帝时，用为宫中职僚，因其学问渊博、年高德昭，被尊为“韩公”。初唐着名诗人宋之问裔孙宋廷芬之女宋若莘(《旧唐书》作若华)、宋若昭、宋若伦、宋若宪、宋若荀五姐妹以才学显于时，被德宗召入宫中，授以官职。德宗每与诗臣唱和，必召5人前来助兴。宋若昭历仕三朝，人皆称先生，后妃、亲王、公主相见皆行以师礼。
有些女官因为得宠而显贵。如唐朝女官上官婉儿，本是高宗宰相上官仪的孙女，上官仪因起草废除武则天的诏书被武则天诛杀。刚出生不久的上官婉儿与母亲郑氏一同被配没掖廷，因其“天性韶警，善文章”，而得女皇武则天赏识，“自通天以来，内掌诏命，掞(艳)丽可观……然群臣奏议及天下事皆与之”。唐中宗时又获重用，专掌制诰，后被纳为昭容。
有些女官甚至权倾一时。如北齐鲜卑女官陆令萱(陆大姬)，本为北齐后主高纬乳母，高纬登基后被册封为郡君。陆官拜北齐侍中，与其子穆提婆把持北齐朝政数年，祸国乱政，终致北齐亡国。
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